Business Plan für Selbstständige
27. Juni 2023
Abrechnung leicht gemacht: Rechnungserstellung mit smartEPU
8. August 2023
Woody & Buzz Lightyear aus Toy Story, Laurel & Hardy, Bud Spencer & Terence Hill: Es gibt sie immer wieder – die legendären Duos. Wobei, wenn wir uns das jetzt genau überlegen, es bei diesen Zweiergespannen manchmal so richtig drunter und drüber geht. Ganz anders ist es bei unserem Traumduo smartEPU & smartScan – diese beiden segeln garantiert auf ruhiger See.
Im vorliegenden Blogbeitrag stellen wir euch die smartScan Beleg App genauer vor und sagen euch, warum ihr euch auf diese perfekte Kombination mit smartEPU einlassen solltet, wenn ihr es nicht ohnehin schon längst tut!
Spoiler Alert: Weniger Papierkram!
Was ist die smartScan App?
Die smartScan QR+ App ist eine Applikation von synaptos, die für unser Praxisprogramm smartTherapy und für die Business Software smartEPU entwickelt wurde, aber auch unabhängig davon verwendet werden kann. Mit der Beleg Scanner App können Beleglisten angelegt, Belege einfach abfotografiert und QR-Codes auf Rechnungen, Erlagscheinen etc. erfasst werden. Somit wird die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Belegen, der Unternehmer:innen unterliegen, ab sofort digital erfüllt.
Die Belegliste
In der Belegliste der smartScan App werden alle erfassten Belege angezeigt. Zu jedem gescannten Beleg können die dazugehörigen Details aufgerufen werden. Neue Belege können in der Beleg App mit dem Plus-Symbol hinzugefügt und einer Ausgabenkategorie zugeordnet werden.
In den Einstellungen können die Grundeinstellungen sowie bei Bedarf das smartEPU Konto zum Synchronisieren der Belege hinterlegt werden.
Belegerfassung
Ein neuer Ausgabenbeleg kann, wie bereits erwähnt, in der Beleg App ganz einfach durch Tippen auf das grüne Plus-Symbol hinzugefügt werden. Am Smartphone wird dann die Kamera App aufgerufen, mit der der Beleg abfotografiert wird.
Anschließend kann der gewünschte Ausschnitt des Fotos gewählt sowie der Beleg gedreht werden. Mit dem finalen Belegzuschnitt analysiert die smartScan App – ganz ihrem Namenszusatz QR+ entsprechend – automatisch den Beleg und versucht einen etwaigen vorhandenen QR-Code zu identifizieren. Ist dieser vorhanden und wird erkannt, werden der entsprechende Rechnungsbetrag und das Belegdatum automatisch übernommen. Ist es nicht möglich, wird eine QR-Scan Funktion aufgerufen.
QR-Code scannen
Manchmal gibt es Belege, die eine ewig lange Dateneingabe verlangen, worauf wir aber gerne verzichten können, oder? Dazu kommt noch das Überprüfen, ob wirklich alle Ziffern stimmen, die man eingegeben hat. Mit der smartScan App für smartEPU erübrigt sich auch dieses Problem, wenn auf dem Beleg ein QR-Code vorhanden ist. Die smartScan App kann den Belegbetrag sowie das Belegdatum aus dem gezahlten Barbeleg herauslesen und in der Belegsammlung erfassen.
Wenn das Decodieren des QR-Codes in der Kamerafunktion nicht automatisch funktioniert, so wird ein eigener QR-Code Scanner aufgerufen. Damit kann bei Barbelegen der QR-Code manuell gescannt und damit der Rechnungsbetrag und das Belegdatum ohne dezidierte Eingabe bzw. lästiges Abtippen übernommen werden.
Belegdetails ergänzen
Wenn Du genauere Informationen zu den einzelnen Belegen hinzufügen möchtest, dann ist auch das mit der smartScan App kein Thema mehr. In den Belegdetails können zu jedem Beleg der Rechnungsbetrag, das Belegdatum, die Zahlungsart, eine Ausgabenkategorie und optional ein Beschreibungstext hinterlegt werden.
Synchronisieren der Ausgabenbelege
So, jetzt kennst Du alle Funktionen und Möglichkeiten der smartScan App, doch wie kommt sie jetzt endlich mit smartEPU zum idealen, legendären Duo zusammen? Das Zauberwort lautet in diesem Fall: synchronisieren. In den Einstellungen der smartScan App können nämlich ganz einfach die Kontoinformationen zu smartEPU hinterlegt werden.
Damit können die gescannten Belege automatisch mit der Business Software synchronisiert werden. Um die Ausgabenbelege zu gruppieren, können in den Einstellungen gewünschte Ausgabenkategorien gewählt werden. Im Finanzcockpit der Business Software werden die Summen je Ausgabenkategorie angezeigt und den Einnahmen gegenübergestellt. So behältst Du immer den Überblick.
Das Einrichten der automatischen Synchronisation Deiner Ausgabenbelege ist ganz einfach.
- Klicke in der smartScan App oben rechts auf Einstellungen bzw. das Zahnrad-Symbol.
- Gib unter Kontoinformationen Deine Anmeldeinformationen von smartEPU ein (Wichtig: immer mit dem Benutzernamen und nicht mit der E-Mail-Adresse anmelden).
- Tippe auf „Anmelden“.
Weniger Papierkram & Zettelwirtschaft
Jetzt haben wir Dir schon viele Vorteile und praktische Features der smartScan App aufgelistet. Doch der größte Vorteil, den sie bietet, ist einfach, dass Du Deinen ganzen Papierkram loswerden kannst. Belege müssen nämlich bis zu zehn Jahre lange aufbewahrt werden im Falle einer Finanzprüfung.
Mit smartScan machst Du das jedoch digital, smart, einfach und schnell. Du kannst die Schuhkartons Deines letzten Schuhkaufs dann auch endlich aussortieren, anstatt sie fürs Rechnungen lagern aufzubewahren.
Belege scannen – speichern – wegwerfen – fertig! Das ist jetzt das Motto! Du ersparst Dir lästiges Suchen und Sortieren von Belegen sowie das Erstellen von Ausgabenlisten am Jahresende. Damit reduzierst Du auch Deine Buchhaltungskosten.
Also: Die smartScan App ist platz- und kostensparend gleichzeitig – was will man mehr?! Noch wichtiger ist allerdings, dass die Beleg Scanner App ideal kombinierbar mit smartEPU ist. Sie erleichtert Dir die Buchhaltung, die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen sowie ganz generell die Ausgabenerfassung.
Ab zum Download: Lade Dir die smartScan App im App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter.
Du brauchst Hilfe mit der smartScan App? Dann ab in unser Hilfe-Center.
