Business Plan für Selbstständige
27. Juni 2023
Zum Thema Registrierkasse & smartEPU gibt es immer wieder Fragen. Deshalb möchten wir diese in unserem allerersten Blogbeitrag ganz ausführlich beantworten und Unsicherheiten bei unseren Kund:innen beseitigen. Folgende Themen werden wir dabei behandeln.
- Registrierkasse – physisch oder digital?
- Registrierkassenpflicht
- Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?
- Welche Kosten kommen zusätzlich zu meinem smartEPU Paket auf mich zu, wenn ich die Registrierkasse nutzen möchte?
- Arten von Belegen
Registrierkasse – physisch oder digital?
Die Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungsgerät. Dieses kann eine „klassische Registrierkasse“ sein, wie wir sie aus der Gastronomie oder dem Handel kennen, aber auch ein Computerprogramm oder eine serverbasierte Lösung.
Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Dazu zählen auch Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion.
Im Falle von smartEPU handelt es sich um eine serverbasierte Lösung, denn bei uns bzw. für unsere Kund:innen gibt es keine physische Registrierkasse, sondern eine digitale Version davon.
Registrierkassenpflicht
Die steuerrechtlichen Verpflichtungen für Unternehmen im Rahmen der Aufzeichnungspflichten gelten seit 2016. Damals wurde die Registrierkassenpflicht in Österreich eingeführt. Diese besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln erfasst und aufgezeichnet werden müssen (Einzelaufzeichnungspflicht).
Für diese Einzelerfassung der betrieblichen Barumsätze müssen Unternehmen ab gewissen Umsatzgrenzen zwingend eine Registrierkasse verwenden.
Außerdem muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und der Kundin/dem Kunden aushändigen.
Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen. Als Beleg gilt – laut österreichischem Finanzministerium – auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin/den Kunden verfügbar ist.
Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über einen Manipulationsschutz, also eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Detaillierte Infos dazu finden sich hier.
Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?
Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr müssen grundsätzlich alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) festhalten.
Der Jahresumsatz ist die Summe aller verrechneten Beträge (Dienstleistung + Fahrtpauschalen + Produkte).
Zur Barzahlung bzw. zum Barumsatz zählen in Österreich alle bar erhaltenen Beträge. Dies inkludiert in Österreich neben Bargeld auch Zahlungen mit
- Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) sowie
- die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.
Welche Kosten kommen bei smartEPU auf mich zu, wenn ich die Registrierkasse nutzen möchte?
Nachdem wir nun die Frage, wann und für wen eine Registrierkasse verpflichtend ist, geklärt haben, widmen wir uns dem Duo aus Registrierkasse und smartEPU.
Es gibt bei smartEPU keine Aktivierungsgebühr, keine versteckten Kosten, keine monatlichen Betriebsgebühren und keinerlei sonstige Kostenfalle, wenn Du die Registrierkasse aktivierst. Bei uns ist die Registrierkasse mit Signatureinheit für unsere österreichischen Kund:innen im Pro Paket kostenlos inkludiert.
Wie und wo kann ich in smartEPU die Registrierkasse aktivieren?
Das funktioniert ganz einfach. Wenn Du in die smartEPU Praxissoftware eingeloggt bist, klickst Du oben rechts im schwarzen Menüband auf das Zahnrad-Symbol, also auf „Einstellungen“.
Dort findest Du unter dem Punkt „Komponenten“ auch die Registrierkasse. Dann drückst Du einfach den grünen Button mit „Aktivieren“ und das war’s.
Wir erhalten im smartEPU Support eine Nachricht und richten die serverbasierte, digitale Registrierkasse mit Signatureinheit für Dich ein.
Abschließend erhältst Du von uns noch ein Mail mit Punkten, die Du selbst in FinanzOnline unternehmen musst, um die Regkassen-Einrichtung abzuschließen.
Welche Belege erzeugt die Registrierkasse?
- Barbeleg: Das ist der normale Beleg, den Du erstellst, wenn eine Rechnung erzeugt wird.
- Vorzeitiger Monatsbeleg: An jedem Monatsende muss ein sogenannter Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg ist ein Nullbeleg, das heißt, er weist den Betrag 0 € auf, wird aber mit einer Signatur in Form des QR-Codes versehen. Damit ist bei einer Prüfung sichergestellt, dass regelmäßig die Funktionalität der Registrierkasse und die Kommunikation mit der Signatureinheit überprüft wird. smartEPU erstellt den Monatsbeleg für Dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats. Du musst Dich also um nichts kümmern.
- Vorzeitiger Jahresbeleg: Gleich wie der Monatsbeleg wird der Jahresbeleg einmalig am Ende des Kalenderjahres erstellt. Der Monatsbeleg vom Dezember bzw. der Monatsbeleg jenes Monats, in dem Du zuletzt einen Beleg erstellt hast, entspricht daher dem Jahresbeleg. Der Jahresbeleg ist also auch ein Nullbeleg, der automatisch von smartEPU bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr erzeugt wird.
- Nullbeleg: Ein Nullbeleg wird zur Überprüfung der Kommunikation und zur Initialisierung der Registrierkasse benötigt. Er kann jederzeit erstellt werden. Du musst ihn allerdings erstellen, wenn Du die Registrierkasse erstmalig in Betrieb nimmst. Falls es einmal zu Störungen in der Kommunikation mit der Signatureinheit kommt, wird Dich das System bitten, einen ebensolchen Nullbeleg zu erstellen, um den Regelbetrieb wieder aufnehmen zu können.
Alle diese Belege erscheinen nach der automatischen Erstellung im schwarzen Menüband links unter dem Punkt Belege > Barbelege. Dort kannst Du sie bei Bedarf auch herunterladen. Wenn Du neben der Liste auch die Belege selbst exportieren willst, nutze die Exportfunktion im Finanzcockpit.
Damit sollte nun alles rund um das Thema Registrierkasse klar sein. Falls es noch weitere Fragen gibt, kannst Du jederzeit das smartEPU Hilfe-Center durchstöbern, wo wir noch mehr Infos zur Regkasse für Dich gesammelt haben – dazu geht es hier lang. Oder Du kontaktierst uns Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr unter support@synaptos.at.
