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Zum Thema Registrierkasse & smartEPU gibt es immer wieder Fragen. Deshalb möchten wir diese in unserem allerersten Blogbeitrag ganz ausführlich beantworten und Unsicherheiten bei unseren Kund:innen beseitigen. Folgende Themen werden wir dabei behandeln.
Die Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungsgerät. Dieses kann eine „klassische Registrierkasse“ sein, wie wir sie aus der Gastronomie oder dem Handel kennen, aber auch ein Computerprogramm oder eine serverbasierte Lösung.
Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Dazu zählen auch Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion.
Im Falle von smartEPU handelt es sich um eine serverbasierte Lösung, denn bei uns bzw. für unsere Kund:innen gibt es keine physische Registrierkasse, sondern eine digitale Version davon.
Die steuerrechtlichen Verpflichtungen für Unternehmen im Rahmen der Aufzeichnungspflichten gelten seit 2016. Damals wurde die Registrierkassenpflicht in Österreich eingeführt. Diese besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln erfasst und aufgezeichnet werden müssen (Einzelaufzeichnungspflicht).
Für diese Einzelerfassung der betrieblichen Barumsätze müssen Unternehmen ab gewissen Umsatzgrenzen zwingend eine Registrierkasse verwenden.
Außerdem muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und der Kundin/dem Kunden aushändigen.
Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen. Als Beleg gilt – laut österreichischem Finanzministerium – auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin/den Kunden verfügbar ist.
Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über einen Manipulationsschutz, also eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Detaillierte Infos dazu finden sich hier.
Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr müssen grundsätzlich alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) festhalten.
Der Jahresumsatz ist die Summe aller verrechneten Beträge (Dienstleistung + Fahrtpauschalen + Produkte).
Zur Barzahlung bzw. zum Barumsatz zählen in Österreich alle bar erhaltenen Beträge. Dies inkludiert in Österreich neben Bargeld auch Zahlungen mit
Nachdem wir nun die Frage, wann und für wen eine Registrierkasse verpflichtend ist, geklärt haben, widmen wir uns dem Duo aus Registrierkasse und smartEPU.
Es gibt bei smartEPU keine Aktivierungsgebühr, keine versteckten Kosten, keine monatlichen Betriebsgebühren und keinerlei sonstige Kostenfalle, wenn Du die Registrierkasse aktivierst. Bei uns ist die Registrierkasse mit Signatureinheit für unsere österreichischen Kund:innen im Pro Paket kostenlos inkludiert.
Das funktioniert ganz einfach. Wenn Du in die smartEPU Praxissoftware eingeloggt bist, klickst Du oben rechts im schwarzen Menüband auf das Zahnrad-Symbol, also auf „Einstellungen“.
Dort findest Du unter dem Punkt „Komponenten“ auch die Registrierkasse. Dann drückst Du einfach den grünen Button mit „Aktivieren“ und das war’s.
Wir erhalten im smartEPU Support eine Nachricht und richten die serverbasierte, digitale Registrierkasse mit Signatureinheit für Dich ein.
Abschließend erhältst Du von uns noch ein Mail mit Punkten, die Du selbst in FinanzOnline unternehmen musst, um die Regkassen-Einrichtung abzuschließen.
Alle diese Belege erscheinen nach der automatischen Erstellung im schwarzen Menüband links unter dem Punkt Belege > Barbelege. Dort kannst Du sie bei Bedarf auch herunterladen. Wenn Du neben der Liste auch die Belege selbst exportieren willst, nutze die Exportfunktion im Finanzcockpit.
Damit sollte nun alles rund um das Thema Registrierkasse klar sein. Falls es noch weitere Fragen gibt, kannst Du jederzeit das smartEPU Hilfe-Center durchstöbern, wo wir noch mehr Infos zur Regkasse für Dich gesammelt haben – dazu geht es hier lang. Oder Du kontaktierst uns Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr unter support@synaptos.at.
Smart bleiben! 💡
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